Privacy beleid
Privacyverklaring van de Protestantse Gemeente te Dinxperlo
1 – ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. De kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De Protestantse Kerk in Nederland bestaat uit lokale gemeenten. De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de Protestantse Gemeente in Dinxperlo diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij Kerkenraad van de Protestantse Gemeente in Dinxperlo.
(!) Een gemeente of diaconie van de Protestantse Kerk in Nederland verwerkt niet op grootschalige wijze persoonsgegevens en is daarom niet verplicht tot het aanstellen van een functionaris persoonsgegevens.
Een nadere onderbouwing van dit standpunt is op te vragen bij de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de Kerkenraad van de Protestantse Gemeente in Dinxperlo.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen – leden in ruime zin – de volgende rechten:
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de Protestantse Gemeente in Dinxperlo via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de kerk vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de Kerkenraad van de Protestantse Gemeente in Dinxperlo.
De Protestantse Gemeente in Dinxperlo zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de Protestantse Gemeente in Dinxperlo rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.
2 – VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE PROTESTANTSE GEMEENTE DINXPERLO
Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de Protestantse Gemeente in Dinxperlo een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie.
In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene Organisatie
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leidinggeven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen. Hierbij worden de (voor)naam, woonplaats en geslacht genoemd. De grondslag hiervoor is dat de gemeente deze gegevens verwerkt op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Ledenadministratie
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. De Protestantse Gemeente in Dinxperlo beheert deze administratie van de leden die aangesloten zijn bij de
Protestantse Gemeente in Dinxperlo
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en -plaats;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
• doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
• belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
• kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente;
• datum van overlijden;
• datum van vertrek naar het buitenland;
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap;
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk;
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
• de aard van de verbondenheid met de gemeente, onder vermelding van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort.
(!) De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
3 – VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE KERK
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
De nieuwsbrieven worden maandelijks verstuurd waarbij gebruik wordt gemaakt van;
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• e-mailadres.
Er wordt een algemeen kerkblad uitgegeven (al dan niet elektronische) en verstuurd naar abonnees onder de leden van de gemeente, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
De kerkbladen worden maandelijks verstuurd waarbij gebruik wordt gemaakt van;
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats.
(!) De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst.
Er worden in de nieuwsbrief en/of het Kerkblad gegevens van zieke personen vermeld waarbij gebruik wordt gemaakt van:
• naam en voornamen c.q. voorletters.
(!) Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief en/of kerkblad heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Er wordt een gemeentegids uitgegeven waarin een lijst van alle gemeenteleden is opgenomen.
De gemeentegids is alleen voor de leden toegankelijk en bevat;
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en -plaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.
(!) Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.
De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet en/of kerkradio waarbij gebruik wordt gemaakt van:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• gegevens rondom ziekte en gezondheid.
(!) De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Er kunnen foto en video opnamen (met en/of zonder beeld en geluid) van kerkdiensten worden gemaakt. Mensen worden op het gebruik van deze opnamen gewezen door informatiebordjes in het toegangsbereik van de kerkelijke gebouwen. Duidelijk is aangegeven welk deel van het gebouw vrij blijft van beeldopnamen Wanneer iemand niet herkenbaar in beeld wil komen, of bij opnamen van de kerkdienst, of bij het maken van foto’s kan hij of zij dit te kennen geven.
Opnamen welke gepubliceerd worden, vragen om:
• actieve toestemming van de betrokkenen die herkenbaar in beeld zijn;
• enkel het toegevoegde gebruik van naam en voornamen c.q. voorletters;
Bij groepen hanteren we de regel van het ‘gerechtvaardigd belang’ . Daarbij wordt de afweging gemaakt worden tussen het belang van de opnames en het privacybelang van de betrokkenen.
Bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- doop- en belijdenisdiensten) worden met de directbetrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van de eventuele registratie.
Opnamen van kerkdiensten staan voor een maximaal één jaar online via kerkdienst gemist.
Op de website zullen foto en/of videoreportages na maximaal twee jaar verwijderd worden.
(!) Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt. Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
De website vraagt u toestemming voor het plaatsen van z.g. cookies bij;
• Het eerste bezoek aan de website pg-dinxperlo.nl en/of administratie.pg-dinxperlo.nl;
• Indien er meer dan drie maanden zijn verlopen bij uw opvolgende website bezoek;
Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. Verzameld worden:
• Het IP-adres van de internettoegang;
• Surfgedrag;
• Type apparaat;
(!) De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
Op onze website staan – beroepsmatige en vrijwillige – functionarissen van de gemeente/plaatselijke kerk op een openbare pagina en bevatten mogelijk:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• e-mailadres;
• kerkelijk ambt.
(!) De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Gemeenteleden worden jaarlijks enkele malen aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging, waarbij gebruik wordt gemaakt van:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en –plaats;
• burgerlijke staat;
• geslacht;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
(!) Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie.
Hulpaanvragen komen binnen via een:
• aanmelding door derden
• website-formulier
• e-mailadres
In de administratie worden opgenomen:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en –plaats;
• burgerlijke staat;
• geslacht;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• financiële gegevens;
• nadere afspraken over de hulp.
(!) De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.
Via de website van de Protestantse Gemeente in Dinxperlo kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens. De gegevens die worden verzameld via het formulier:
• worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd;
• worden na een jaar verwijderd;
• worden geanonimiseerd bewaard.
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen:
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• straatnaam en huisnummer;
• postcode en woonplaats;
• e-mailadres;
• telefoonnummer.
(!) De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens.
4 – DOORGIFTE AAN DERDEN
De Protestantse Gemeente in Dinxperlo geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat noodzakelijk blijkt te zijn voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
• administratiekantoren;
• uitgeverij van het Kerkblad;
• bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails;
• internetdiensten;
De Protestantse Gemeente in Dinxperlo geeft geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
5 – BEWAARTERMIJNEN EN OPENBAARHEIDSTERMIJNEN
De Protestantse Gemeente in Dinxperlo zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden worden in ieder geval bewaart zolang zij lid zijn. Twee jaar na uitschrijving worden gegevens verplaatst na een historisch archief. Daar waar wettelijk langere bewaartermijnen worden vereist kan de termijn worden verlengd.
(!) Het beheer van kerkelijke archieven geschiedt overeenkomstig de bepalingen bij of krachtens de Archiefwet 1995 gesteld, behoudens de overeenkomstig de bepalingen van dit besluit in de betreffende overeenkomst van opneming en bewaring gestelde voorwaarden en bedingen. De betreffende archiefwet ligt ter inzage bij de Kerkenraad van de Protestantse Gemeente in Dinxperlo.
BIJLAGE-01
Organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
Privacyverklaring van de Protestantse Gemeente te Dinxperlo – Versie 4.3
